Nel caso in cui decidiate di costituire una società per azioni negli Stati Uniti, l'equivalente di una società per azioniè importante capire: 1) chi sono le persone chiave per una corretta gestione della società e 2) quali sono i loro poteri e doveri. Si noti che lo scopo di questo articolo è quello di fornire al lettore una panoramica generale della struttura organizzativa di una società statunitense e non tiene conto delle disposizioni dei singoli Stati.
1. Introduzione.
In generale, una società statunitense è composta da tre gruppi: azionisti, amministratori e dirigenti. Gli azionisti sono i proprietari della società e, anche se nominano gli amministratori (e il consiglio di amministrazione), non gestiscono direttamente la società.[1], che viene delegata agli amministratori e ai funzionari. Gli amministratori, attraverso il consiglio di amministrazione ("consiglio"), sono responsabili della gestione della società e prendono decisioni strategiche. I dirigenti, nominati dal consiglio di amministrazione, sono responsabili delle operazioni quotidiane. Infine, nel caso in cui decidiate di costituire una società statunitense, tenete presente che la legge americana non richiede che gli amministratori e i funzionari siano cittadini statunitensi o che risiedano negli Stati Uniti.[2]
2. Poteri e doveri del Consiglio di amministrazione.
In generale, un amministratore non può agire individualmente per vincolare la società, a meno che non sia autorizzato dal consiglio di amministrazione. In altre parole, un amministratore non può firmare accordi per conto della società; un funzionario può farlo. In effetti, una società è vincolata solo da azioni intraprese dal consiglio (nel suo insieme) in una riunione debitamente autorizzata. Il consiglio deve agire almeno una volta all'anno e tali azioni possono essere intraprese con il consenso scritto di tutti i membri del consiglio o in occasione di una riunione. Le riunioni annuali del consiglio sono necessarie ai fini della conformità aziendale e, in generale, il consiglio, riunendosi di persona o con il consenso scritto unanime, approva il bilancio dell'anno precedente, conferma o nomina i dirigenti e ratifica le operazioni straordinarie che hanno avuto luogo nell'anno precedente. Inoltre, una società è tenuta a tenere riunioni annuali degli azionisti per confermare o nominare gli amministratori, approvare il bilancio e qualsiasi operazione importante che richieda la ratifica dell'azionista. Infine, come detto, lo Statuto può consentire che le decisioni siano prese sia in assemblea sia con il consenso scritto di tutti i membri del consiglio di amministrazione e di tutti gli azionisti.
Detto questo, i poteri degli amministratori sono previsti dalla legge dello Stato in cui la società è costituita, dallo Statuto e dallo Statuto. Oltre alla gestione della società, il consiglio di amministrazione può esercitare i seguenti poteri:
a) nominare e revocare i dirigenti;
b) proporre alcuni cambiamenti fondamentali come fusioni, acquisizioni, vendita dei beni della società, scioglimento e modifiche all'atto costitutivo.[3]; e
c) dichiarare i dividendi ed emettere azioni, o se è necessario effettuare altre modifiche al finanziamento e al capitale.
Inoltre, gli amministratori, al fine di adempiere ai loro doveri fiduciari, hanno il diritto di accedere a documenti riservati, esaminare i libri sociali e ricevere ogni altra informazione ragionevolmente necessaria per lo svolgimento dei loro compiti e responsabilità.
3. Poteri e doveri degli ufficiali.
Come indicato al comma 1, i dirigenti sono responsabili degli affari correnti della società e sono nominati dal consiglio di amministrazione, che dà loro istruzioni specifiche su come operare (alcuni poteri e doveri possono essere previsti dallo statuto) e ne sorveglia l'operato. Le azioni che un funzionario può intraprendere, tra le altre, sono: i) l'esecuzione dei contratti; ii) la supervisione dei dipendenti; e iii) la creazione di un conto corrente bancario per la società.
La maggior parte degli Stati Uniti richiede a una società di nominare almeno tre funzionari: un presidente, un tesoriere e un segretario. Ognuno di loro ha i seguenti poteri e doveri:
A. Presidente: Il Presidente è un funzionario simile a quello italiano Amministratore Delegato. Il Presidente ha l'autorità di supervisionare e controllare le attività e gli affari della società e ha anche il potere di eseguire contratti e altri strumenti societari. Si noti che il Consiglio centrale può imporre dei limiti ai poteri del Presidente.
B. TesoriereIl Tesoriere ha la custodia e la responsabilità dei fondi e dei titoli della società. In generale, le responsabilità del Tesoriere sono: i) supervisionare e presentare i bilanci, i conti e i rendiconti finanziari dell'azienda; ii) gestire i conti bancari dell'azienda e istituire sistemi appropriati per la contabilità e la registrazione delle attività; e iii) garantire la tenuta di registri adeguati dei beni e delle scorte e assicurare la presenza delle assicurazioni richieste.
C. SegretarioÈ responsabile della tenuta dei verbali dei lavori del Consiglio di amministrazione e degli azionisti. È inoltre responsabile della custodia degli atti societari e del sigillo aziendale.
4. Doveri fiduciari.
Gli amministratori e i funzionari sono tenuti ad adempiere ad alcuni obblighi fiduciari al fine di prevenire potenziali responsabilità personali. Tali doveri fiduciari sono:
A. Dovere di diligenza. Il dovere di diligenza impone ai dirigenti e agli amministratori di agire in un modo che ragionevolmente ritengono essere nel migliore interesse dell'azienda. I direttori e i funzionari devono adempiere ai loro doveri e responsabilità in buona fede e con un grado di attenzione che una persona ordinariamente prudente in una posizione simile userebbe nelle circostanze. Il dovere di diligenza richiede principalmente agli amministratori e ai funzionari di: i) tenersi informati sull'azienda e sulla sua attività e ii) prendere decisioni aziendali e gestionali informate.
Ad esempio, è stato riscontrato che gli amministratori hanno violato il loro dovere di diligenza quando non hanno intrapreso alcuna azione per informarsi su un'importante transazione come una fusione, o quando sono stati ampiamente informati di violazioni della sicurezza ma non hanno agito in base a tale avviso. Tuttavia, se gli amministratori agiscono in conformità al dovere di diligenza, non possono essere ritenuti responsabili di decisioni aziendali sbagliate (la cosiddetta Business Judgment Rule).
B. Dovere di lealtà. Il dovere di lealtà che un amministratore o funzionario ha nei confronti dell'azienda impone di agire in buona fede e di evitare conflitti personali e finanziari con l'azienda. In particolare, gli amministratori e i funzionari devono anteporre gli interessi dell'azienda ai propri. I direttori e i funzionari che ritengono in buona fede che le loro azioni siano nel migliore interesse dell'azienda soddisfano generalmente il dovere di lealtà. Infine, tutte le opportunità che possono essere di interesse per l'azienda devono essere preventivamente comunicate all'azienda in modo completo e corretto e un dirigente o amministratore può perseguire l'opportunità a titolo personale solo se l'azienda rifiuta l'opportunità.
5. Limitazione della responsabilità, indennizzo e "rottura del velo societario".
L'Atto costitutivo e lo Statuto possono contenere disposizioni in base alle quali l'azienda limiterà le responsabilità dei propri amministratori e funzionari per le azioni intraprese o le omissioni compiute in buona fede mentre l'amministratore o il funzionario forniva servizi all'azienda. Inoltre, la società può decidere di indennizzare i propri amministratori o funzionari in determinate circostanze, compreso il caso in cui la causa venga archiviata.
Le società sono entità separate e distinte dai loro proprietari. Infatti, uno dei vantaggi dell'incorporazione di una persona giuridica è che la società è un'entità separata e come tale i suoi azionisti e le persone che la gestiscono non possono essere ritenuti personalmente responsabili per i debiti della società. Tuttavia, anche se gli amministratori e gli azionisti sono generalmente protetti da, e non sono responsabili per, la responsabilità o i debiti della società, un tribunale potrebbe accantonare la responsabilità limitata e ritenerli personalmente responsabili per le azioni o i debiti della società secondo la dottrina legale nota come "bucare il velo della società". Mentre la legge varia a seconda dello stato, in genere i tribunali richiedono alle società di intraprendere determinate azioni particolari per giustificare il forare il velo aziendale, compresa la commistione di beni aziendali e personali o la sottocapitalizzazione al momento della costituzione.
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[1] Gli azionisti votano su decisioni importanti come fusioni e acquisizioni, cessione di rami d'azienda.
[2] Si consiglia di consultare il proprio CPA italiano per la esterovestizione nel caso in cui gli amministratori e i dirigenti della società siano cittadini italiani residenti in Italia.
[3] Si noti che queste azioni sono soggette all'approvazione degli azionisti.