Clausola di Riservatezza o Separato Accordo di Confidenzialità
Durante l'esecuzione di un contratto, una parte può ricevere dall'altra informazioni che non sono di dominio pubblico o che non sono prontamente disponibili tramite altre fonti. Queste informazioni potrebbero essere fondamentali per l’azienda che le fornisce (la parte rivelante). Ad esempio, in base a contratti di impiego, consulenza, licenza o distribuzione, la parte ricevente potrebbe ottenere l’elenco clienti, i piani di marketing o le informazioni di ricerca e sviluppo della parte rivelante. In un’acquisizione, fusione o joint-venture, il tipo di informazioni condivise potrebbe includere dati finanziari, piani aziendali e budget. In tutti questi casi, è probabile che la parte rivelante voglia evitare che la parte ricevente possa liberamente divulgare tali informazioni confidenziali, tranne in determinate specifiche circostanze. Una clausola di riservatezza inclusa nel contratto commerciale gestisce direttamente questo tipo di problema.
Alternativamente, se le parti non hanno definito il contenuto della loro operazione commerciale o non hanno ancora stipulato un contratto, le parti possono voler negoziare e stipulare un separato accordo di confidenzialità (o non divulgazione) che regoli l’obbligo unilaterale o reciproco di mantenere riservate le informazioni scambiate in questa fase preliminare di negoziazione.
In entrambi i casi, va notato che lo scopo sia di una clausola di riservatezza che di un contratto di confidenzialità è quello di proteggere la parte rivelante dalla divulgazione di informazioni riservate, mentre non regola la proprietà intellettuale dei frutti della cooperazione tra le parti. Tale ultimo aspetto viene di norma disciplinato in un separato accordo.
Punti chiave di una clausola di riservatezza
Le parti possono negoziare il contenuto di una clausola di riservatezza, ma è fondamentale che siano inclusi i seguenti punti:
- Una definizione chiara e precisa di "Informazioni riservate";
- Un elenco, o una definizione, delle informazioni escluse dalle informazioni riservate;
- Standard di condotta della parte ricevente per prevenire l'appropriazione indebita o la divulgazione non consentita di informazioni riservate;
- Quando le informazioni possono essere condivise e con chi;
- Quando e come le informazioni saranno restituite al detentore o distrutte;
- I rimedi della parte detentrice se la parte ricevente viola i suoi obblighi; e
- La durata dell'obbligo di riservatezza (un periodo da tre a cinque anni è normalmente considerato ragionevole, con l'eccezione dei segreti commerciali, che dovrebbero essere trattati e mantenuti riservati fino a quando non perdono la loro natura di segreto commerciale).
Definizione di Informazioni Riservate
La clausola di riservatezza inizia in genere con la definizione di “Informazioni Riservate”, seguita da ciò che è escluso da tale definizione. Ciò che è incluso nella definizione dipenderà, in parte, dalla operazione commerciale sottostante e dallo scopo perseguito dalle parti tramite tale operazione. I segreti commerciali potrebbero avere protezioni più ampie disponibili ai sensi della legge applicabile e quindi potrebbe essere conveniente escluderli dalla definizione e regolarli in una clausola separata. La definizione di informazioni riservate è spesso al centro delle negoziazioni tra le parti.
Obbligo di Riservatezza della Parte Ricevente
Questo obbligo può essere preceduto dalla dichiarazione della parte ricevente di avere o ricevere informazioni riservate e che la violazione della clausola di riservatezza potrebbe comportare danni alla parte rivelante. L'ampiezza o la limitazione di tale obbligo di riservatezza dipende dalle negoziazioni delle parti ed è spesso regolato o attenutato da espressioni quali best efforts (migliori sforzi) o resonable efforts (sforzi ragionevoli).
Obbligo della Parte Ricevente di Restituire le Informazioni
Le clausole di riservatezza dovrebbero includere anche l’obbligo della parte ricevente di restituire o distruggere, a discrezione della parte rivelante, tutte le informazioni riservate al momento della risoluzione del contratto o su richiesta della parte rivelante.
I Rimedi della Parte Rivelante
La clausola di riservatezza può anche includere i rimedi legali disponibili per la parte rivelante nel caso in cui la parte ricevente violi uno dei suoi obblighi in relazione alle informazioni riservate. In alternativa, la disciplina di tali rimedi legali è inclusa nella sezione contrattuale relativa alla risoluzione del contratto, specialmente se i rimedi non si applicano soltanto alle violazioni della clausola di riservatezza ma anche ad altri inadempimenti contrattuali. In genere, oltre ai danni pecuniari la parte rivelante può avvalersi anche di rimedi secondo equità (equity remedies). In tal caso, una specifica clausola dovrebbe espressamente affermare che tali rimedi secondo equità sono in aggiunta (e non in sostituzione) agli altri rimedi legali.
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