INTRODUZIONE
Un manuale per i dipendenti è una raccolta scritta delle politiche, delle procedure e di altre informazioni importanti di un'azienda che viene distribuita ai dipendenti. Questo articolo affronta alcune questioni legali e pratiche relative al contenuto dei manuali per i dipendenti, con particolare attenzione agli aspetti del rapporto di lavoro che variano nei manuali per i dipendenti di più Stati. Ogni azienda ha la propria cultura, i propri valori e le proprie prassi in materia di personale. La stesura o la revisione di un manuale per i dipendenti è un processo interattivo che prevede incontri, telefonate e scambio di bozze tra le aziende e i consulenti legali.
VANTAGGI DELL'ADOZIONE DI UN MANUALE PER I DIPENDENTI
Man mano che le aziende iniziano la loro attività o crescono, la necessità di un'applicazione uniforme delle politiche e delle procedure garantisce il tempo e l'impegno necessari per creare o aggiornare un manuale per i dipendenti. Poiché un manuale per i dipendenti promuove la coerenza del trattamento, può ridurre il rischio di rivendicazioni di discriminazione illegale. Le cause legali per discriminazione si basano spesso su affermazioni secondo cui il datore di lavoro ha agito in modo arbitrario, o ha scelto un dipendente per un trattamento sfavorevole che non era coerente con il trattamento degli altri dipendenti. Inoltre, la confusione sulle politiche e sui benefit non dichiarati può portare a problemi di morale dei dipendenti o all'organizzazione sindacale.
La raccolta di politiche scritte rende più credibili le decisioni di assunzione basate su tali politiche. Inoltre, un manuale per i dipendenti ben redatto riserva al datore di lavoro il diritto di discostarsi dalla politica dichiarata in situazioni appropriate. I manuali per i dipendenti spesso aiutano i nuovi assunti a comprendere le politiche, le procedure e i benefici di un'azienda; inoltre, istruiscono i dirigenti e i supervisori a risolvere i reclami dei dipendenti in merito alle politiche e alle procedure.
EFFETTO GIURIDICO DEI MANUALI PER I DIPENDENTI
Le aziende possono attuare qualsiasi politica legale come termine o condizione di impiego. Generalmente, i manuali per i dipendenti includono clausole di esclusione di responsabilità in cui si afferma che il manuale per i dipendenti non crea, e non è inteso a creare, un accordo legalmente applicabile. Per ridurre al minimo la possibilità che un manuale per i dipendenti venga trattato come un documento contrattuale, i manuali per i dipendenti dovrebbero essere trattati come un documento contrattuale:
Includete un disclaimer ben visibile sulla prima pagina, in caratteri e colori diversi dal resto del testo, che dichiari che il manuale per i dipendenti non è un contratto e che include solo linee guida relative alle politiche aziendali;
Dichiarare nel disclaimer che, ad eccezione della politica di at-will, tutte le altre politiche possono essere modificate dalla società in qualsiasi momento senza una revisione scritta del manuale;
Includete questo linguaggio anche nel modulo di riconoscimento del manuale, che i dipendenti devono firmare al momento della ricezione del manuale stesso.
POLITICHE DA INCLUDERE NEI MANUALI PER I DIPENDENTI
Le aziende potrebbero voler includere le seguenti politiche nei loro manuali per i dipendenti:
dichiarazione sulle pari opportunità di lavoro; politica contro le molestie, la discriminazione e le ritorsioni;
at-l'impiego di volontà;
lasciare le politiche;
standard di prestazione, disciplina e licenziamento;
politica sulla droga e sull'alcol; politica sui test antidroga;
politica di risoluzione delle controversie;
avviso di ricevimento del manuale per i dipendenti.
Non è raro includere disposizioni arbitrali nel manuale del dipendente, o altrimenti redigere un accordo arbitrale, concordato separatamente e firmato dal dipendente. Per essere esecutiva, una convenzione arbitrale dovrebbe fornire un meccanismo per la selezione di un arbitro neutrale; consentire al dipendente di condurre un'adeguata scoperta e recuperare quanto sarebbe disponibile in un processo civile; richiedere una decisione scritta da parte dell'arbitro; limitare la quota di costi di arbitrato a carico del dipendente; e fornire reciprocità tra le parti.
LE PRINCIPALI POLITICHE CHE VARIANO NEI MANUALI PER I DIPENDENTI DI PIÙ STATI
Le aziende che sono presenti in più di uno stato devono essere consapevoli degli aspetti del rapporto di lavoro che sono regolamentati non solo a livello federale, ma anche a livello statale e locale. Avvisi e distacco dei dipendenti, sistemazioni ragionevoli, salari e orari, congedi, rapporti di assenza, rapporti di lavoro successivi al rapporto di lavoro (compreso il pagamento degli stipendi finali e la conservazione dei documenti), ad esempio, sono solo alcuni aspetti del rapporto di lavoro che sono regolamentati a livello statale e locale. Alcuni di questi aspetti sono analizzati più in dettaglio come segue.
Politiche e pratiche per il congedo per assenza
Le aziende multistatali si trovano spesso ad affrontare sfide di conformità quando si tratta di leggi sul congedo statale. Emergono differenze tra le leggi federali e statali sul congedo, sia che l'azienda sia coperta dalla legge sul congedo, sia che il congedo possa svolgersi in concomitanza con altri congedi retribuiti o non retribuiti.
Le aziende devono prestare attenzione non solo alle leggi statali, ma anche a quelle locali. Per quanto riguarda le assenze per malattia retribuite, ad esempio, mentre secondo la legge californiana tutti i datori di lavoro sono tenuti a fornire ai dipendenti almeno 24 ore di assenze per malattia retribuite per anno solare, all'interno della città di Los Angeles[1], i datori di lavoro sono tenuti a fornire 48 ore di congedo per malattia retribuito all'inizio di ogni anno di lavoro, anno solare o periodo di 12 mesi; nella città di Santa Monica[2], i datori di lavoro sono tenuti a fornire 40 o 72 ore di congedo di malattia retribuito, a seconda delle dimensioni del datore di lavoro; e a San Francisco[3], i datori di lavoro sono tenuti a fornire ai dipendenti un'ora di permesso retribuito per malattia ogni 30 ore lavorate. Come ulteriore esempio, lo Stato di New York[4] non richiede ai datori di lavoro di fornire ai dipendenti indennità di malattia, né retribuite né non retribuite. Tuttavia, nella città di New York, i dipendenti accumulano permessi per malattia al ritmo di un'ora per ogni 30 ore lavorate, fino a un massimo di 40 ore di permessi per malattia per anno solare.
Salario minimo
Il Fair Labor Standards Act (FLSA) è una legge federale che richiede che la maggior parte dei dipendenti non esenti sia retribuita con un salario minimo federale per tutte le ore lavorate. Molti stati, tuttavia, hanno le proprie leggi sul salario minimo che possono fornire salari più alti rispetto alla legge federale. Se la legge statale e quella federale impongono requisiti diversi, un'azienda deve aderire allo standard più vantaggioso per i dipendenti.
Alcune città del paese, tra cui le principali città della California come San Francisco, Los Angeles e Santa Monica, hanno anche implementato le proprie ordinanze che prevedono salari minimi più elevati per alcuni dipendenti coperti. All'interno di entrambe le città di Los Angeles e Santa Monica, ad esempio, il salario minimo aumenterà il 1° luglio 2019 dagli attuali 12 dollari all'ora a 13,25 dollari all'ora per i datori di lavoro con 26 o più dipendenti e dagli attuali 13,25 dollari all'ora a 14,25 dollari all'ora per i datori di lavoro con 25 o meno dipendenti.
Lavoro straordinario
La FLSA richiede inoltre che la maggior parte dei dipendenti non esenti riceva una retribuzione per gli straordinari pari a tempo e metà della retribuzione normale per tutte le ore lavorate oltre le 40 ore in una settimana lavorativa. Alcuni Stati, tuttavia, hanno ulteriori requisiti per gli straordinari.
In California, ad esempio, i dipendenti hanno diritto agli straordinari quando lavorano più di otto ore in una giornata lavorativa, o un settimo giorno consecutivo in una settimana lavorativa. Il doppio del tempo deve essere pagato per tutte le ore superiori a 12 ore in un giorno e per tutte le ore di lavoro superiori a otto ore nel settimo giorno di lavoro consecutivo in una singola settimana lavorativa.
Inoltre, la FLSA prevede alcune esenzioni dall'obbligo di straordinari per i dipendenti impiegati, tra l'altro, come dirigenti, amministratori, professionisti e venditori esterni in buona fede.[5]. Gli Stati, tuttavia, non adottano necessariamente tutte le categorie di esenzione previste dalla legge federale. Pertanto, le aziende multinazionali devono esaminare attentamente le esenzioni statali applicabili per determinare se i loro dipendenti possono essere classificati come esenti o non esenti.
Pratiche salariali
Le leggi statali regolano anche gli aspetti relativi agli obblighi salariali e orari di lavoro di un dipendente. Aree come le detrazioni salariali, i pasti e i periodi di riposo, il pagamento del salario al momento della cessazione del rapporto di lavoro, le ferie e il pagamento delle ferie, variano da stato a stato.
In California, ad esempio, il pagamento delle ferie è una forma di salario che si accumula man mano che viene guadagnato e non può essere perso, anche al termine del rapporto di lavoro. Poiché le ferie pagate sono considerate retribuzioni, il pagamento delle ferie deve essere incluso nell'ultima busta paga del dipendente o, se non viene utilizzato entro la fine dell'anno, deve essere pagato al dipendente nell'ultima busta paga del dipendente. In altri stati, come l'Illinois, il pagamento delle ferie è un beneficio perdente del lavoro e sarà applicata una politica di "usalo o perderlo". A New York, come altro esempio, un datore di lavoro può attuare una politica "usalo o perderlo", a condizione che i dipendenti ne siano preventivamente informati, ossia nel manuale del dipendente o nella lettera di offerta.
Politica di test antidroga
Per le aziende multistatali, i test antidroga rappresentano un'altra sfida per la conformità. Ci sono restrizioni federali e statali che stabiliscono se un'azienda può richiedere a un richiedente o a un dipendente di sottoporsi a un test antidroga.
In California non esiste uno statuto o una regolamentazione che disciplini il test antidroga dei dipendenti e dei richiedenti da parte di datori di lavoro privati; i parametri del test antidroga sul posto di lavoro sono stati sviluppati dalla giurisprudenza. I tribunali applicano un balancing test che soppesa il diritto di un individuo alla privacy secondo la Costituzione della California contro il legittimo interesse di un datore di lavoro a regolamentare la condotta dei suoi dipendenti.
Inoltre, i test antidroga casuali possono essere consentiti in alcune circostanze limitate, ad esempio quando il dipendente si trova in una posizione sensibile alla sicurezza o alla protezione.
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Richieste di informazioni o approfondimenti sul tema trattato in questo articolo possono essere indirizzate a laura.soprana@vallalaw.com. Questo articolo ha uno scopo puramente informativo e non costituisce una consulenza legale. Le informazioni contenute possono essere obsolete o incomplete e non devono in alcun modo essere considerate un'indicazione di risultati futuri. La trasmissione di questo articolo non intende creare, né la sua ricezione costituisce, un rapporto avvocato-cliente tra il redattore e il lettore. Non si deve agire in base alle informazioni contenute in questo articolo senza aver prima richiesto il parere di un avvocato.
[1] Ordinanza sul salario minimo di Los Angeles, in vigore dal 1° luglio 2016.
2] Ordinanza sul salario minimo di Santa Monica, in vigore dal 1° luglio 2016.
[3] San Francisco ha pagato l'ordinanza sul congedo per malattia, con effetto dal 5 febbraio 2007.
4] New York City ha pagato la legge sul congedo per malattia e sicurezza, a partire dal 1° aprile 2014.
[5] I dipendenti esenti sono esenti dalla retribuzione degli straordinari e dalle leggi sul salario minimo. Per poter beneficiare dell'esenzione, i dipendenti devono generalmente soddisfare determinati test relativi alle loro mansioni lavorative ed essere pagati su una base salariale non inferiore a 455 dollari alla settimana.