Molti datori di lavoro esternalizzano i loro servizi di gestione dei salari a un fornitore terzo. L'utilizzo di un fornitore terzo ha molti vantaggi, tra cui la garanzia del rispetto delle scadenze e dei requisiti di deposito e lo snellimento delle operazioni commerciali.
Implicazioni legali
Nonostante questi vantaggi, tuttavia, i datori di lavoro che esternalizzano i servizi di payroll sono in ultima analisi responsabili dei requisiti fiscali e legali e non sono quindi al riparo da responsabilità legali in caso di mancato rispetto dei requisiti statali e federali. Inoltre, i fornitori terzi di servizi di buste paga non sono considerati "datori di lavoro" ai sensi del Codice del lavoro o dell'Ordinamento salariale e quindi non possono essere responsabili di eventuali problemi legali legati a errori nelle buste paga.
Errore comune - il caso di studio del calcolo degli straordinari
Un errore comune che le aziende commettono è quello di non rivedere le dichiarazioni salariali che vengono distribuite ai dipendenti da parte di terzi fornitori di buste paga. La mancata revisione delle dichiarazioni salariali da parte del datore di lavoro per potenziali errori legali può creare una sostanziale responsabilità legale per il datore di lavoro.
Un errore comune che viene commesso nelle buste paga è il calcolo degli straordinari. Sebbene la maggior parte dei datori di lavoro sia a conoscenza del fatto che gli straordinari devono essere calcolati in base alla "tariffa regolare" del dipendente, molti di essi non sono consapevoli di cosa comporti effettivamente la "tariffa regolare".
Il Federal Labor Standards Act ("FLSA") prevede che la "tariffa regolare" sia calcolata includendo la tariffa oraria ordinaria del dipendente moltiplicata per il numero di ore lavorate più premi non discrezionali[1] e commissioni.[2] Questo totale viene poi diviso per il numero di ore lavorate dal dipendente, per ottenere la sua tariffa regolare.
Ad esempiose la tariffa oraria ordinaria del dipendente A è di 12,00 dollari l'ora, e il dipendente A ha lavorato 50 ore in una settimana e ha guadagnato 100 dollari in commissioni, la tariffa ordinaria viene calcolata come segue:
$12,00 x 50 = 600 + $100 (commissione) = $700/50 = $14,00 (tariffa normale)
Come dimostrato sopra, la tariffa oraria della dipendente A è di 12,00 dollari l'ora, ma la sua "tariffa regolare" è di 14,00 dollari perché la tariffa regolare include le provvigioni guadagnate per quella settimana. Spesso i datori di lavoro non includono le provvigioni e i bonus non discrezionali nella tariffa regolare, il che a sua volta crea un calcolo impreciso per la tariffa degli straordinari del dipendente.
Gli straordinari di un dipendente vengono quindi calcolati moltiplicando la tariffa oraria lineare per tutte le ore di lavoro straordinario effettuate, più la metà (1/2) della tariffa normale del dipendente per tutte le ore di lavoro straordinario effettuate.
Utilizzando l'esempio esempio che prevede 10 ore di straordinario per una settimana di 50 ore, il compenso per lo straordinario verrebbe calcolato come segue:
$12,00 (tariffa oraria fissa) x 10 (ore di lavoro straordinario) = $120
$14,00 (tariffa normale) x .5 x 10 = $70
$120 + $70 = $190 (Compenso totale per lavoro straordinario del dipendente A)
Se un fornitore di buste paga terzo non include le provvigioni e/o i bonus non discrezionali di un dipendente nella sua regolare retribuzione, come illustrato nell'esempio precedente, il dipendente A sarebbe stato pagato 10 dollari in meno rispetto a quanto richiesto dalla legge. Anche se questa cifra può sembrare insignificante, un solo errore in una dichiarazione salariale (anche se di entità de minimis anche minimo) che si ripete per ogni dipendente, può dare luogo a centinaia o migliaia di dichiarazioni salariali inesatte. Ogni dichiarazione salariale imprecisa comporta diverse sanzioni legali, che variano da Stato a Stato, oltre alla possibilità di sostenere costi ragionevoli, spese legali e altri danni.
La lezione da trarre in questo caso è che, mentre i datori di lavoro spesso, e molte volte giustamente, presumono che il loro fornitore terzo di buste paga rispetti tutti i requisiti di legge, i fornitori terzi di buste paga non riescono a controllare regolarmente alcune questioni legali e fiscali, come nel caso dell'esempio precedente.
Pertanto, è fondamentale che le aziende rivedano le proprie pratiche di dichiarazione dei salari, comprese le dichiarazioni salariali create da fornitori di salari terzi, per limitare la responsabilità del datore di lavoro.
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[1] 5 CFR §551.514
[2] 5 CFR §551.511